Microsoft Office

Word : Kontrolliertes Verschieben eines Zeichnungselements

Wenn Sie ein Zeichnungselement verschieben und auf der Seite genau positionieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

	Um ein Zeichnungselement auf eine bestimmte Position auszurichten, markieren Sie das gewünschte Element und drücken dann auf den entsprechenden Richtungspfeil. Das Element wird bis zur nächsten Rasterlinie verschoben.
	Wenn Sie das markierte Zeichnungselement nur um einen Pixel verschieben möchten, drücken Sie STRG und den entsprechenden Richtungspfeil gleichzeitig.
	Wenn Sie das Zeichnungselement entweder nur horizontal oder nur vertikal verschieben möchten, drücken Sie beim Verschieben gleichzeitig UMSCHALT.

Bemerkung: Wenn Sie das Zeichnungselement an einem genau definierten Ort positionieren möchten, klicken Sie unter dem Menupunkt «Format» unter dem Befehl «Objekt» auf das Register «Grösse» und geben die gewünschten waagrechten und senkrechten Koordinaten ein.

Word: Bringen Sie Ihrem Textverarbeitungsprogramm das Rechnen bei!

Microsoft Word kann einfache, schnelle Berechnungen von Zahlen durchführen, die über ein ganzes Dokument verteilt sind. Sie müssen dazu lediglich unter «Extras» einen Befehl hinzufügen.

Um diesen Befehl einer Symbolleiste hinzuzufügen, wählen Sie aus dem Menü «Extras» den Befehl «Anpassen». Dort klicken Sie auf das Register «Befehle». Aus der Liste «Kategorien» wählen Sie die Option«Extras» und lassen die Liste der Befehle abrollen, bis der Befehl «Extras Berechnen» erscheint. Verschieben Sie den Befehl auf eine Symbolleiste und schliessen Sie das Fenster «Anpassen».

Markieren Sie die Zahlen in Ihrem Dokument (sie müssen durch einen Leerschlag oder einen Zeilenumbruch getrennt sein) und klicken Sie auf die Schaltfläche «Extras Berechnen». Die Zahlen werden addiert. Andere Rechenoperation (Substraktion, Multiplikation, Division) müssen zuvor definiert werden (z.B. 45*31). Das Resultat erscheint in der Statusleiste und wird in die Zwischenablage von Windows kopiert. Dadurch können Sie es an der gewünschten Stelle einfügen. (Strg + V oder Bearbeiten -> Einfügen).

Die wichtigsten Shortcuts für Word und Excel

Word :

Ersetzen durch: STRG+H
Letzte Aktion rückgängig machen: STRG+Z
Ganzes Wort löschen: STRG+Backspace
Gross-/Kleinschreibung der Buchstaben ändern: SHIFT+F3

Excel :

Spalte markieren: STRG+LEERTASTE
Zeile markieren: UMSCHALT+LEERTASTE
Alle Blätter der offenen Mappe berechnen: F9
Berechnen im aktiven Blatt: UMSCHALT+F9
Markierung mit aktuellem Eintrag füllen: STRG+ENTER
Öffnet das Dialogfeld «Gehe zu»: STRG F5

Word und Excel :

Rückgängig machen: STRG+Z
Speichern: STRG+S
Drucken: STRG+P
Alles markieren: STRG+A
Word beenden: ALT+F4
Suchen: STRG+F
Neues Dokument erstellen: STRG+N
Dokument öffnen: STRG+O

Excel: Automatische Eingabe einer Zeichenfolge

Die meisten Benutzer wissen, wie man eine Zeichenfolge (Zahl, Tag u.ä.) in einer Excel-Tabelle auf halbautomatische Weise eingibt. Zur Erinnerung: Sie müssen lediglich das erste Zeichen (manchmal die beiden ersten) eintippen, den Anfang der Zeichenfolge markieren, auf das kleine Quadrat in der rechten unteren Ecke der Zelle klicken und das Format durch Ziehen mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Anzahl Zellen übertragen.

Wir stellen Ihnen hier einen etwas weniger bekannten Trick vor. Nehmen wir folgendes Beispiel: Sie möchten in einer Kolonne die Wochentage, in der anderen die entsprechenden Zahlen aktualisieren.

Beispiel:

Montag	3
Dienstag	4
Mittwoch	5
Donnerstag	6
Freitag	7
Samstag	8
Sonntag	9

Für die erste Kolonne wenden Sie die oben genannte Methode an.Danach geben Sie gegenüber von Montag die Zahl 3 und gegenüber von Dienstag die Zahl 4 ein.

Montag 3

Dienstag 4

Mittwoch

Donnerstag

Freitag

Samstag

Sonntag

Markieren Sie die Zellen, die Sie füllen möchten. Statt auf das kleine Quadrat in der Ecke der Zelle zu klicken und das Format durch Ziehen zu übertragen, doppelklicken Sie auf den markierten Teil.

Excel: Einfügen von Datum und Uhrzeit mit Shortcuts

(funktioniert auch mit Access)

Um das aktuelle Datum einzufügen, benutzen Sie die Tastenkombination [STRG]+ [;].
Die Uhrzeit fügen Sie mit [STRG]+ [:] ein.
Die auf diese Weise eingefügten Daten sind statisch, d.h., sie behalten den Wert, den sie zum Zeitpunkt des Einfügens hatten.

Wenn das Datum automatisch aktualisiert werden soll, müssen Sie die Zellfunktion Heute() verwenden.
Für die automatische Aktualisierung der Uhrzeit verwenden Sie die Zellfunktion Jetzt ().

Diese Daten werden beim Öffnen der Arbeitsmappe und bei jeder Neueingabe in die Blätter durch Betätigen der Taste [F9] (Neuberechnung) automatisch aktualisiert.

Tipps und Tricks für Front Page - Einfügen einer Videosequenz

Sie können in Ihre Website Videosequenzen einbetten, sofern diese mit Windows Media Player kompatibel sind.

Positionieren Sie den Cursor im Seitenlayout an die Stelle, an der die Videosequenz eingefügt werden soll.
Im Menü «Einfügen» wählen Sie «Bild» und klicken dort auf «Video».
Falls sich die Videosequenz nicht auf einer Website befindet, klicken Sie auf «Datei».

Suchen Sie die Videodatei und klicken Sie auf «Einfügen».
Tipp: Falls Sie Microsoft Internet Explorer auf Ihrem Computer installiert haben, können Sie die Sequenz mit Hilfe der Schaltfläche «Vorschau» abspielen lassen.

Wichtig: Einige Web-Browser unterstützen die Videodateien nicht.

Tipps und Tricks für Front Page - Dynamische Effekte

Sie können den meisten Elementen auf Ihrer Website – Texten, Abschnitten, Bildern, Schaltflächen usw. – DHTML-Effekte (für Dynamic Hypertext Markup Language) zuweisen und die Animation durch ein bestimmtes Ereignis, beispielsweise durch einen Mausklick oder durch das Laden der Website, auslösen lassen. Es stehen Ihnen die unterschiedlichsten Effekte zur Verfügung. Und so gehen Sie vor:

¨ Markieren Sie das Element, auf das der Effekt angewandt werden soll und klicken Sie im Menü «Format» auf «DHTML-Effekte».

¨ Die Symbolleiste «DHTML-Effekte» wird angezeigt.

¨ Jetzt wählen Sie die Einstellungen des Effekts:

o Das Ereignis, bei dem der Animationseffekt ausgelöst werden soll (z.B. «klicken»);
o Die Art des Effekts (z.B. «Auftragen»);
o Die Parameter des Effekts (z.B. «Schriftart»).

Wichtig: Die in der Zone «Übernehmen» aufgeführten Effekte sind je nach Seitenelement und gewähltem Effekt verschieden.

Tipp

Am besten probieren Sie verschiedene Effekte aus und überprüfen die Wirkung jeweils in der Vorschau-Ansicht. Dazu klicken Sie einfach auf «Vorschau». Sie können die Seite auch in einem Browser anzeigen lassen. Dazu klicken Sie im Menü «Datei» auf «Webseitenvorschau».

Tipps und Tricks für Front Page - Erstellen von versteckten Dateien auf Ihrer Website

Bei der Einrichtung einer Website erstellt FrontPage automatisch einen Ordner mit der Bezeichnung _private, in dem die Formularergebnisse gespeichert werden. Die Besucher der Website können nicht auf diesen versteckten Ordner zugreifen. Wenn Sie noch weitere Ordner verstecken möchten, dann können Sie das tun, indem Sie im Ordner _private Unterdossiers erstellen.

PowerPoint - Mehrere Objekte gleichzeitig verschieben

Ein Schema mitsamt Rechtecken, automatischen Formen und Linien lässt sich als Ganzes verschieben. Markieren Sie dazu das ganze Schema, indem Sie auf das Dokument klicken und die linke Maustaste gedrückt halten. Ziehen Sie die Maus so weit nach unten, bis das gesamte Schema markiert ist. Klicken Sie dann in der Symbolleiste Zeichnen auf Zeichnen und dort auf Gruppierung. Jetzt können Sie das ganze Schema als zusammenhängendes Objekt verschieben, verkleinern, vergrössern, löschen oder kopieren.

PowerPoint - Anpassen eines Kontextmenüs (gilt für alle MS Office Applikationen)

Sie haben die Möglichkeit, das Kontextmenü zu ändern. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Anpassen und dort auf die Registerkarte Symbolleisten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontextmenüs. Um dem Kontextmenü einen Befehl hinzuzufügen, klicken Sie auf der Kontextmenü-Symbolleiste auf eine Kategorie und dann auf das Kontextmenü, das geändert werden soll. Im Dialogfeld Anpassen wählen Sie die Registerkarte Befehle an. Jetzt klicken Sie im Feld Kategorien auf eine Kategorie für den Befehl. Ziehen Sie den gewünschten Befehl aus dem Feld Befehle an die entsprechende Position im Kontextmenü.

PowerPoint - Shortcuts

Mit der Tastatur lassen sich manche Befehle schneller ausführen als mit der Tastatur. Sie brauchen die Befehle nicht mehr über die Menüs auszuwählen, sondern können sie direkt ausführen.

Hier die nützlichsten Shortcuts für PowerPoint:

Befehl	Shortcut
Neue Folie erstellen	STRG+M
Zur nächsten Präsentation wechseln (im Uhrzeigersinn)	F6
Zur vorhergehenden Präsentation wechseln (im Gegenuhrzeigersinn)	SHIFT+F6
Duplizieren	STRG+D
Präsentation starten	F5
Absatz höherstufen	ALT+SHIFT+NACH LINKS
Absatz tieferstufen	ALT+SHIFT+NACH RECHTS
Zeichen formatieren	STRG+T
Wiederholen/Wiederherstellen	F4 oder STRG+Y
Suchen	STRG+F
Führungslinien einblenden	STRG+G
Wort links von der Einfügemarke löschen	STRG+RÜCKTASTE
Ändern der Gross-/Kleinschreibung	SHIFT+F3
Fett	STRG+B
Kursiv	STRG+I
Einfügen eines Hyperlinks	STRG+K
Alles markieren	STRG+A
Kopieren	STRG+C
Einfügen	STRG+V
Rückgängig	STRG+Z
Speichern	STRG+S
Drucken	STRG+P
Öffnen	STRG+O

PowerPoint - Peppen Sie Ihre Präsentation mit einer Hintergrundfarbe auf

Möchten Sie Ihrer Präsentation mit einer Hintergrundfarbe zu dem gewissen Etwas verhelfen? Dann klicken Sie im PowerPoint-Menü Format auf Hintergrund und dort auf den Auswahlpfeil für den Hintergrundfüllbereich, um der Folie eine Hintergrundfarbe zuzuweisen. Falls die gewünschte Farbe nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Farben. Dort wählen Sie unter der Registerkarte Standard oder der Registerkarte Anpassen die gewünschte Farbe aus und bestätigen mit OK. Soll der neue Hintergrund nur für die aktuelle Folie gelten, so klicken Sie auf Übernehmen. Soll sie hingegen allen Folien zugewiesen werden, klicken Sie auf Für alle übernehmen.

Word: Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie ständig wiederkehrende Eingaben!

Kennen Sie die Autokorrektur von Word? Nein? Dann klicken Sie auf „mehr Infos“. Sie werden sehen, Sie können bei der Eingabe von Texten wertvolle Minuten sparen!

Viele von uns verwenden Abkürzungen, sei das aus Gewohnheit oder aus Bequemlichkeit. Dabei laufen wir jedoch Gefahr, von unseren Arbeitskollegen oder Freunden nicht verstanden zu werden. Falls auch Sie häufig auf Abkürzungen zurückgreifen, dann nehmen Sie sich einen Moment Zeit und konfigurieren Sie die AutoKorrektur von Word.

Klicken Sie im Menü „Extras“ auf „AutoKorrektur“. Dort tragen Sie in der linken Spalte („Ersetzen“) die Abkürzung (Buchstaben oder Zahlen) ein und in der rechten Spalte („Durch“) die gewünschte Bedeutung. Jedes Mal, wenn Sie in einem Word-Dokument die Buchstaben- oder Zahlenfolge eingeben, wird sie automatisch durch den entsprechenden Ausdruck ersetzt.

Zum Schluss noch ein paar interessante Beispiele aus dem Internet:

	Initialen der Kollegen (z.B. PM = Peter Müller)
	Branchenspezifische Ausdrücke (z.B.: Abb. = Abbildung; GzD = Gut zum Druck)
	Sprachliche Abkürzungen (ex. : u.a. = unter anderem; z.B. = zum Beispiel)
	Persönliche Anreden
	Postleitzahlen

Räumen Sie Ihre E-Mails im Outlook auf!

Überprüfen Sie zunächst die Grösse des Postfachs. Dazu gehen Sie im Menü Extras auf Postfach aufräumen und klicken dann auf Postfachgrösse anzeigen.

Es wird sowohl die Gesamtgrösse des Postfachs sowie die Grösse der einzelnen, darin enthaltenen Ordner angezeigt. Auf diese Weise sehen Sie sofort, welche Unterordner dringend aufgeräumt werden müssen.

1. Das Postfach aufräumen

Auch die Dateianlagen der E-Mails, wie PDF- und PPT-Dokumente, werden gespeichert und brauchen mit der Zeit viel Platz. Um diese platzraubenden Dateien zu löschen, gehen Sie im Menü Extras auf die Dialogbox Postfach aufräumen und geben dort im Feld Elemente suchen, die grösser sind als den gewünschten Wert ein (z.B. 1000 Kilobytes). Dann klicken Sie auf Suchen.

Outlook zeigt alle E-Mails an, die grösser sind als 1 MB. Doppelklicken Sie auf die Kopfzeile der Spalte Grösse, damit die grössten E-Mails zuoberst erscheinen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste jedes unerwünschte E-Mail an und wählen Sie Löschen. Das E-Mail verschwindet nicht von der Liste, es wird in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben.

2. Den Ordner "Gelöschte Objekte" leeren

Ihr Ordner Gelöschte Objekte enthält bestimmt eine Vielzahl platzraubender E-Mails, die Sie im vorherigen Schritt gelöscht haben.

Kehren Sie ins Menü Extras zurück und wählen Sie dort Postfach aufräumen. Wenn Sie wissen möchten, wie viel Platz Sie mit Ihrer Aufräumaktion gewonnen haben, klicken Sie auf Grösse von "Gelöschte Objekte" anzeigen. Schliessen Sie das Dialogfeld wieder, um zu Postfach aufräumen zurückzukehren.

Jetzt klicken Sie auf Leeren. Es werden alle in der PST-Datei enthaltenen Elemente gelöscht.

3. Datendateien komprimieren

Wenn Sie die oben aufgeführten Schritte ausgeführt haben, können Sie die PST-Datei komprimieren und damit den Platz dieser Datei auf ihrer Festplatte reduzieren.

Bei Microsoft Outlook 2003:

Klicken Sie im Menü Datei auf Datendateiverwaltung. Wählen Sie die zu komprimierende Datei aus, klicken Sie auf Einstellungen und danach auf Jetzt komprimieren.

Der Vorgang kann mehrere Minuten dauern. Bei der PST-Komprimierung müssen Sie Microsoft Outlook jedoch nicht schliessen.

Bei Microsoft Outlook 2007:

Klicken Sie im Menü Extras auf Kontoeinstellungen. Öffnen Sie die Registerkarte Datendateien und wählen dort in der Liste Persönliche Ordner aus. Klicken Sie auf Einstellungen und dann auf Jetzt komprimieren.

Click-to-call für Microsoft Outlook

Spielerisch einfach und schnell Anrufe tätigen – das bietet Ihnen Click-to-call Outlook von VTX.

Mit Click-to-call können Sie einen Ihrer Kontakte anrufen, indem Sie einfach auf den entsprechenden Button in Outlook klicken. Sie müssen keine Nummer mehr wählen.

Sie brauchen auch kein Programm zu installieren. Es genügt, wenn Sie eine kleine Datei in ein spezielles Windows-Verzeichnis kopieren und Outlook gemäss der hier beschriebenen Anleitung konfigurieren.

Telefonieren wird zum Kinderspiel! Sie brauchen die Nummer Ihres Gesprächspartners nicht mehr zu wählen. Klicken Sie in Ihren Outlook-Kontakten einfach die Person an, die Sie anrufen möchten. Ihr mit der VTX-Telefonie verbundener Telefonapparat wird klingeln und Sie sofort mit dem Gesprächspartner verbinden.

Damit der Service funktioniert, müssen die Telefonnummern Ihrer Kontakte im internationalen Format angegeben sein (+41 (0)CC CCC CC CC)

Click-to-call ist eine praktische Lösung für alle, die täglich viel telefonieren. Sie wird von allen, von VTX angebotenen IP-Telefonen, analogen Telefonen und Softphones unterstützt.

.docx- in .doc-Dateien umwandeln

Die Dateiformate von Microsoft Office 2007 sind an dem „x“ in der Dateiendung zu erkennen: .docx, .xlsx und .pptx. Wenn Sie nicht mit Microsoft Office 2007 arbeiten, können Sie diese Dateien nicht öffnen, da sie von den älteren Versionen nicht unterstützt werden. Um das Problem zu lösen, müssen die .docx-Dateien in .doc-Files umgewandelt werden.

Microsoft bietet das kostenlose Download des Compatibility Pack für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint 2007 an. Interessiert? Dann klicken Sie hier!

Mac-User, die mit Office 2004 arbeiten haben das gleiche Problem. Sie können es auf zwei Arten lösen: Entweder Sie kaufen die neuste Version der Software oder sie verwenden den Converter Open XML für Mac 1.1.1. Hinweis: Das Layout der konvertierten Datei kann leicht vom Originaldokument abweichen.

Eine Webseite ohne Installation in ein PDF-Dokument verwandeln

Möchten Sie eine Webseite im PDF-Format drucken, in Ihrem Computer ist aber keine PDF-Druckfunktion installiert oder Sie sitzen in einem Internetcafé? Wir zeigen Ihnen, wie Sie ohne Software-Installation Weibseiten in PDF-Dateien umwandeln können. Der Online-Converter HTML2PDF führt die Umwandlung blitzschnell durch und generiert sogar PDF-Dateien aus HTML-Codes.

Anleitung

1.	Laden Sie die zu konvertierende Datei in Ihrem Webbrowser.
2.	Markieren Sie die URL-Adresse mit dem Kursor und kopieren Sie diese ([Strg]+[C]).
3.	Rufen Sie die Seite HTML2PDF auf.
4.	Fügen Sie die in Schritt 2 kopierte URL in das Feld „Address“ ein ([Ctrl]+[V]).
5.	Klicken Sie auf den Button CONVERT.
6.	Nach wenigen Sekunden öffnet sich eine neue Seite. Darauf ist eine Miniaturansicht der umgewandelten Webseite zu sehen.
7.	Klicken Sie auf „Download PDF“.
8.	Speichern Sie die PDF-Datei auf dem Desktop und doppelklicken Sie darauf, damit sie unter Adobe Reader angezeigt wird.

Einen HTML-Code in eine PDF-Datei verwandeln

HTML2PDF ist auch in der Lage, eine Reihe HTML-Befehle in ein PDF-Dokument zu verwandeln. Dazu:

1.	klicken Sie auf „Convert raw HTML“,
2.	geben oder fügen den HTML-Code ins HTML-Feld ein und
3.	klicken auf den Button CONVERT und schliesslich auf den Link „Download PDF“.

Reduzieren Sie die Grösse Ihrer Outlook-Datei und gewinnen Sie Speicherplatz auf Ihrer Festplatte!

Aktivieren Sie dazu die AutoArchivierung und löschen Sie die im Ordner „gelöschte Objekte“ enthaltenen Dateien.

ACHTUNG: Falls Sie ein Firmennetz nutzen oder an einen Exchange-Server angeschlossen sind, kontaktieren Sie Ihren Netzwerk-Administrator, bevor Sie die folgenden Änderungen vornehmen.

Mit den eingehenden Nachrichten nimmt die Grösse Ihrer Mailbox ständig zu und kann enorme Ausmasse erreichen, was sich negativ auf Ihre Harddisk auswirkt. Um die wertvollen Bytes wiederzugewinnen, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als Ihre Mailbox aufzuräumen. Mit Outlook gibt es dafür zwei Methoden. Die erste besteht darin, den Ordner Gelöschte Objekte zu leeren. Wenn Sie eine Nachricht löschen, wird diese nämlich automatisch in diesen Ordner verschoben. Haken Sie unter Extras/Optionen/Weitere die Option [Bei Programmbeendung Ordner «Gelöschte Objekte» leeren] an; damit werden sämtliche gelöschten Objekte automatisch gelöscht.

Falls Sie mit dieser Massnahme noch immer nicht genug Speicherplatz frei bekommen, können Sie Ihre Nachrichten auch autoarchivieren und die ältesten löschen. Wir empfehlen Ihnen, nicht die globale Autoarchivierung zu verwenden, die im Menü Extras unter Optionen aktiviert werden kann, sondern für jeden Ordner eigene Kriterien zum Löschen der Objekte festzulegen (nach Alter der Nachrichten). Dazu muss man wissen, dass die festgelegte Zeitspanne standardmässig auf einige Outlook-Ordner angewendet wird, wie den Kalender (sechs Monate), die Aufgaben (sechs Monate), das Journal (sechs Monate), die gesendeten Objekte (zwei Monate) und die gelöschten Objekte (zwei Monate), dass jedoch die Ordner Posteingang, Notizen, Kontakte und Entwürfe nicht davon betroffen sind. Um diese Einstellungen zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Outlook-Ordner, wählen dort Eigenschaften und wechseln zur Registerkarte AutoArchivierung. Jetzt haken Sie die Option [Elemente bereinigen, wenn diese älter sind als] an und legen den gewünschten Zeitraum fest (Tage, Wochen oder Monate). Bestätigen Sie die Änderungen mit [Übernehmen] und [OK].

Gruppenversand per E-Mail

Wir zeigen Ihnen in wenigen Schritten, wie Sie Gruppenmails ohne Instant Messaging oder Outlook versenden.

1. Schritt
Öffnen Sie ein Word Dokument und schreiben Sie Ihren Text. Klicken Sie dann auf der Registerkarte „Seriendruck“ auf „Seriendruck starten“ und dort auf „Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen“. Rechts im Bildschirm erscheint ein Balken.

2. Schritt
Wählen Sie „E-Mail-Nachrichten“ und klicken Sie auf „Weiter“. Auf der nächsten Seite wählen Sie „Aktuelles Dokument verwenden“ und fahren mit dem nächsten Schritt fort.

3. Schritt
Um ein E-Mail von Word aus zu senden, muss eine Verknüpfung mit der Kontaktliste hergestellt werden. Klicken Sie dazu auf die Option „Aus Outlook-Kontakten wählen“ und wählen Sie Ihren Kontaktordner aus. Ein Fenster wird geöffnet. Wählen Sie das Verzeichnis „Kontakte“ und bestätigen Sie die Wahl.

4. Schritt
Ein neues Dialogfeld mit der Kontaktliste wird geöffnet. Standardmässig sind alle Kontakte markiert. Um Kontakte zu deaktivieren, klicken Sie auf das entsprechende Kontrollkästchen neben dem Datensatz. Die Kontakte müssen einzeln deaktiviert werden. Wenn Sie die gewünschten Datensätze ausgewählt haben, bestätigen Sie die Wahl.

5. Schritt
Jetzt müssen Sie den Platzhalter verwenden, der den Vornamen der einzelnen Kontakte nach der Anrede einfügt (z.B. Hallo „Julius“). Klicken Sie dazu im Aufgabenbereich auf „Weitere Elemente“. Das Fenster „Seriendruckfelder einfügen“ wird geöffnet. Klicken Sie auf „Vorname“ und anschliessend auf „Einfügen“. Das Feld „Vorname“ erscheint in der Mitteilung. Klicken Sie nun auf den Button „Weiter“.

6. Schritt
Word ersetzt das Feld „Vorname“ durch dessen Inhalt. Klicken Sie auf „E-Mail“. Jetzt müssen Sie nur noch einen Betreff eingeben und das E-Mail versenden.

Schützen Sie Arbeitsmappen und Tabellenblätter von Excel 2003!

Möchten Sie verhindern, dass Drittpersonen Ihre Excel-Dateien öffnen oder ändern können? Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Zugriff auf Excel-Arbeitsmappen und ihre Änderung mit einem Passwort sperren können.

Öffnen Sie eine Excel-Datei (Version 2003). Klicken Sie im Menü «Extras» auf «Optionen» und dort auf den Reiter «Sicherheit».

Geben Sie im Feld «Kennwort zum Öffnen» ein Passwort ein. Zur Bestätigung der Eingabe werden Sie aufgefordert, das Passwort zu wiederholen. Damit bleibt der Zugriff auf die Excel-Arbeitsmappe allen Personen verwehrt, die das Passwort nicht kennen.

Geben Sie im Feld «Kennwort zum Ändern» ein Passwort ein. Damit können Ihre Arbeitsblätter nur von Personen geändert werden, die das Passwort kennen.

Der Kennwortschutz zum Öffnen und zum Ändern können gleichzeitig oder unabhängig voneinander verwendet werden.

Excel 2003

Sie haben eine lange Excel-Datei (Version 2003), möchten aber nur die Hälfte der Tabelle drucken. So funktioniert’s:

1. Schritt – Druckbereich: Um den gewünschten Druckbereich festzulegen, markieren Sie auf dem Arbeitsblatt die Zellen, die Sie drucken möchten. Dann klicken Sie auf «Datei», «Druckbereich» und «Druckbereich festlegen». Der ausgewählte Bereich wird mit einer gestrichelten Linie gekennzeichnet. Im gleichen Menü befindet sich auch der Befehl «Druckbereich aufheben». Damit können Sie die Auswahl wieder rückgängig machen. Achtung: Wenn Sie den Druckbereich aufheben, wird das ganze Arbeitsblatt gedruckt.

2. Schritt – Vergrössern: Um die Auswahl eines Bereichs zu vergrössern, auf «Datei» und «Seite einrichten» klicken. Im Register «Seite» können Sie die gewünschte Vergrösserung bzw. Verkleinerung des Ausdrucks auswählen (entweder positiv oder negativ). Legen Sie dazu entweder eine Prozentzahl fest oder passen Sie den Ausdruck der Breite und Höhe der Seite an.

3. Schritt – Hinzufügen einer benutzerdefinierten Kopf- oder Fusszeile: Im Menü «Datei» -> «Seite einrichten» die Registerkarte «Kopf- und Fusszeile» öffnen. Wählen Sie in der Drop-Down-Liste «Kopfzeile» eines der vorgeschlagenen Elemente aus (z.B. «Seite 1»). Das gleiche Vorgehen gilt auch für die «Fusszeile».

4. Schritt – Wiederholen von Titeln: Wechseln Sie zur Registerkarte «Arbeitsblatt». Wenn bestimmte Zeilen auf jeder gedruckten Seite wiederholt werden sollen, (z.B. die Titel oder die 1. Zeile), klicken Sie auf «Wiederholungszeilen oben» und wählen Sie dann die Zeile, die auf jeder Seite angezeigt werden soll (z.B. Zeile 1).

5. Schritt – Seitenansicht: Bleiben Sie auf der Registerkarte «Arbeitsblatt» und klicken Sie auf die Schaltfläche «Seitenansicht». Klicken Sie anschliessend auf «Ränder». Hier haben Sie die Möglichkeit, mithilfe von kleinen schwarzen Blöcken die Ränder zu verschieben und die Seitenbreite zu ändern. Wenn Sie auf «Weiter» klicken, sehen Sie, dass die erste Zeile (Titel) auf jeder Seite erscheint. Sobald das Layout Ihren Wünschen entspricht, klicken Sie auf «Drucken».

Word: Erstellen und Formatieren von Tabellen

Tabelle erstellen in Word 2000, 2002 und 2003.

1. Schritt – Die Stelle wählen
Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die für die Tabelle vorgesehene Stelle in Ihrem Dokument. Klicken Sie im Menü «Tabelle» auf «Einfügen» und dann auf «Tabelle». Ein Fenster wird geöffnet, in dem Sie die für die Tabelle gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen wählen können. Bestätigen Sie mit «OK».

2. Schritt – Tabelle vervollständigen
Geben Sie in der ersten Zelle Ihren Text ein. Um zur zweiten Zelle zu gelangen, einfach die Taste «Tab» links auf der Tastatur drücken. Um zur vorherigen Zelle zurückzukehren, drücken Sie gleichzeitig die Tasten «Shift» (Umschalttaste, mit einem nach oben zeigenden Pfeil gekennzeichnet) und «Tab». Beide Tasten befinden sich links auf der Tastatur.

3. Schritt – Sortieren
Wenn Sie den Tabelleninhalt nach einer bestimmten Spalte sortieren möchten, müssen Sie zunächst die ganze Tabelle markieren und danach im Menü «Tabelle» auf «Sortieren» klicken. Es wird ein Fenster geöffnet. Handelt es sich bei der ersten Tabellenzeile um die Spaltenüberschriften, dann markieren Sie im Feld «Überschrift» die Option «Ja». Geben Sie im Feld «1. Sortierschlüssel» die Spalte ein, die sortiert werden soll. Die Spalte kann in auf- oder in absteigender Reihenfolge sortiert werden. Bestätigen Sie mit «OK». Alle Zellen werden nach den von Ihnen vorgegebenen Sortierregeln verschoben.

4. Schritt – Tabellenstruktur
Um eine Spalte hinzuzufügen, markieren Sie zunächst eine ganze Spalte. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen dort «Spalten einfügen». Die neue Spalte wird vor der markierten Spalte eingefügt. Um eine Zeile hinzuzufügen, klicken Sie auf die letzte Zelle und drücken dann die Taste «Tab» (auf der Tastatur). Es wird eine neue Zeile eingefügt. Teilen können Sie eine Zelle, indem Sie mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zelle klicken und dort «Zelle teilen» wählen. Um Zellen zu verbinden, markieren Sie die zu verbindenden Zellen, rufen mit einem Klick mit der rechten Maustaste das Menü auf und wählen dort «Zellen verbinden».

5. Schritt – Rahmen anpassen
Um den Rahmen einer Tabelle zu ändern, klicken Sie zunächst in die zu verändernde Zelle und wählen dann im Menü «Format», «Rahmen und Schattierung». Sollen alle Zellen geändert werden, dann markieren Sie die ganze Tabelle. Jetzt können Sie den Rahmen nach Wunsch verändern (Striche durch gestrichelte Linien ersetzen, Rahmen löschen usw.).

Absätze in Word richtig anordnen

Wenn Sie an einem langen Text arbeiten, ist dieser Shortcut eine grosse Hilfe. Er erleichtert Ihnen die Anordnung der Absätze erheblich.

1.	Markieren Sie den Absatz, der verschoben werden soll, mit der Maus oder mit dem Shortcut [Umschalttaste] + [Richtungspfeil].
2.	Wenn Sie den gewünschten Absatz markiert haben, können Sie ihn mit der folgenden Tastenkombination im Text verschieben: [Umschalttaste] + [Alt] + [Richtungspfeil].
3.	Lassen Sie die Tasten los und schon ist die Verschiebung fertig!

Mit diesem Shortcut können Sie Ihren Text einfach und schnell strukturieren und die Absätze verschieben und neu anordnen.

Website mit Word erstellen!

Sie brauchen sich nicht mehr den Kopf über HTML-Dokumente und Spezialprogramme zu zerbrechen, wenn Sie Ihre eigene Website erstellen wollen. Das Texterfassungsprogramm Word (Version 2003 oder XP) hilft Ihnen beim Erstellen eines einfachen Internetauftritts (mit Text, Bildern und Links).

In wenigen Minuten stellen Sie mit Word Texte, Bilder und Links zu anderen Webseiten zusammen. Es ist genau so einfach wie Briefe schreiben!

Wenn Sie die Arbeit beendet haben, klicken Sie auf « Als Webseite speichern ». Word schlägt standardmässig den Dateityp «Webseite» vor (*.htm) (*.html). Damit Sie bei der Aufschaltung keine Überraschungen erleben, sollten Sie jedoch bevorzugt das Format gefilterte Webseite verwenden. Sie sparen dabei 35% bis 40% Speicherplatz.

Jetzt müssen Sie Ihr Dokument nur noch im Internet platzieren und schon können Sie das Ergebnis auf Ihrer Webseite ansehen.

Diese HTML-Publikation ist mit sämtlichen Hostingprogrammen von VTX kompatibel. Mehr auf.

Hyperlinks in Word-Dokumenten

Sie erhalten bestimmt häufig Word-Dokumente mit Hyperlinks. Um die angezeigte Internetseite aufzurufen, müssen Sie auf den Link klicken und gleichzeitig die STRG-Taste drücken. Es gibt aber auch eine einfachere und schnellere Lösung!

Word 2003
Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen «STRG + Klicken zum Verfolgen eines Hyperlinks». Bestätigen Sie mit «OK».

Word 2007
Klicken Sie im Menü Datei auf Word-Optionen und anschliessend auf Erweitert. Dort deaktivieren Sie unter Bearbeitungsoptionen das Kontrollkästchen «STRG + Klicken zum Verfolgen eines Hyperlinks». Bestätigen Sie mit «OK».

Word 2010
Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen und anschliessend auf Erweitert. Deaktivieren Sie dort das Kontrollkästchen «STRG + Klicken zum Verfolgen eines Hyperlinks». Bestätigen Sie mit «OK».

Word 2007 und 2010

Sie verfassen einen mehrseitigen Text mit einem besonders sorgfältigen Layout und achten deshalb auch auf die richtige Schriftart. Dazu verwenden Sie häufig die Funktion „Format – Schriftart“, wodurch Sie aber wertvolle Zeit verlieren. Mit der im Folgenden aufgezeigten Lösung können Sie eine Menge Energie sparen.

Vorgehen für Word 2007

Klicken Sie oben links auf die Microsoft Office-Schaltfläche und dort auf Optionen. Wählen Sie Menüband Anpassen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anpassen der Tastenkombinationen.

In der Liste Kategorien wählen Sie Schriftarten. Danach legen Sie unter Befehle den gewünschten Befehl fest. Im Bereich Neue Tastenkombination tragen Sie die gewünschte Tastenkombination ein.

Tipp: Halten Sie gleichzeitig die Umschalttaste STRG + M gedrückt und fügen Sie dann die ersten Buchstaben des Namens der gewählten Schriftart an. Beispiel: STRG + M + T für Tahoma.

Bestätigen Sie mit Zuweisen und klicken Sie auf Schliessen.

Vorgehen für Word 2010

Öffnen Sie das Menü Datei und wählen Sie dort auf Optionen. Danach gehen Sie gleich vor wie für Word 2007.

Wählen Sie unter Kategorien die Kategorie Schriftarten. Legen Sie die gewünschte Schriftart fest und fahren dann fort wie für Word 2007 beschrieben.

Word 2010 – Zwei Dateien auf einem Bildschirm gleichzeitig anschauen

Um zwei Word-Dateien gleichzeitig auf einem Bildschirm anzuzeigen, gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor.

Öffnen Sie die beiden Dokumente, mit denen Sie arbeiten möchten.

Klicken Sie dann in der Funktionsleiste von Word auf «Ansicht».

Dort klicken Sie unter der Rubrik «Fenster» auf
«nebeneinander anzeigen».

Nach diesen Einstellungen werden die von Ihnen ausgewählten Dokumente nebeneinander angezeigt und können gleichzeitig angeschaut und bearbeitet werden. Die von Word automatisch aktivierte Funktion «Synchroner Bildlauf» sorgt dafür, dass sich auch die Fensterinhalte gleichzeitig verschieben.

Mit dieser Funktion müssen sie nicht mehr zwischen den einzelnen Dokumenten hin- und herjonglieren und verlieren keine unnötige Zeit.

Software - Bug

Wenn Ihr PC nicht mehr reagiert und sich die Programme nicht mehr mit dem Kreuz am oberen rechten Bildschirmrand schliessen lassen, dann empfehlen wir Ihnen das folgende Vorgehen. Sie werden sehen, es wirkt Wunder!

Drücken Sie die Tasten CTRL+ALT+DEL gleichzeitig und starten Sie den «Task Manager».

Unter dem Reiter «Prozesse» sind die gerade laufenden Prozesse aufgelistet. Hier können Sie den Prozess, der Probleme bereitet, unterbrechen.

Beispiele

Internet reagiert nicht mehr? Klicken Sie auf den Prozess «iexplore.exe» und unterbrechen Sie ihn.

Microsoft Word reagiert nicht mehr? Klicken Sie auf den Prozess «Winword.exe» und unterbrechen Sie ihn.

Outlook reagiert nicht mehr? Klicken Sie auf den Prozess «Outlook.exe» und unterbrechen Sie ihn.

Wie Sie sehen, sind die Bezeichnungen der Programme und der Prozesse sehr ähnlich. Dadurch ist der Prozess, der unterbrochen werden muss, damit das Programm geschlossen wird, leicht zu erkennen.

Mit dieser Lösung müssen Sie Ihren PC nicht mehr aus- und wieder einschalten, wenn er wieder einmal nicht reagiert.

Ich verwende FTP und erhalte wenn ich eine FTP-Verbindung mache nur eine leere Seite!

FrontPage-Erweiterungen reagieren sehr sensibel auf Veränderungen der Webseite. Aus Sicherheitsgründen ist es deshalb nicht möglich, bestehende Daten mit einem FTP-Zugriff zu überschreiben. Wenn Sie Ihr Web mit FP öffnen, wird alles korrekt angezeigt.